Privatlivspolitik for ansøgere til Synoptik-Fonden

Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Synoptik-Fonden, Sundkrogsgade 5, DK-2100 København Ø, (“Fonden”) og fondsadministratoren Kromann Reumert (“Fondsadministratoren”) indsamler og anvender dine personoplysninger, når du er i kontakt med os. Det kan f.eks. være, når du fremsender en ansøgning til Fonden.

Hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger, kan du kontakte Fondens sekretariatsleder Grethe Ebert Jacobsen på e-mail grethe@synoptik-fonden.dk eller telefonnummer +45 29 26 64 69.

Hvis du ønsker at klage over Fondens eller Fondsadministratorens behandling af dine personoplysninger, kan du rette henvendelse til Datatilsynet, som har følgende kontaktoplysninger:

Datatilsynet
Borgergade 28, 5
1300, København K Telefonnummer: +45 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk
Hjemmeside: www.datatilsynet.dk

Det bemærkes, at du ikke har ret til at klage over Fondens eller Fondsadministratorens afgørelse omkring bevilling af fondsmidler.

Indsamling af dine personoplysninger

Fonden og Fondsadministratoren indsamler personoplysninger om dig på følgende måder:

  • ved at du selv afgiver dine personoplysninger, når du fremsender en ansøgning til Fonden, eller
  • ved at du på anden måde er i kontakt med Fonden eller Fondsadministratoren, f.eks. som led i en e-mailkorrespondance og lignende.

Hvilke personoplysninger behandles om dig

I forbindelse med ovenstående behandler vi blandt andet følgende personoplysninger om dig:

  • Almindelige personoplysninger: identifikations- og kontaktoplysninger, f.eks. fornavn, efternavn, e-mailog adresse, samt andre almindelige personoplysninger, som fremgår af din ansøgning.
  • Følsomme personoplysninger: Fonden og Fondsadministratoren behandler som udgangspunkt ikke følsomme personoplysninger om dig, med mindre du selv har givet Fonden og Fondsadministratoren disse oplysninger, f.eks. i forbindelse med din ansøgning. Sådanne oplysninger kan f.eks. være helbredsoplysninger, som du vurderer, er nødvendigt at medtage i din ansøgning. Vi anbefaler imidlertid, at du ikke medtager helbredsoplysninger eller andre følsomme personoplysninger om dig selv i din ansøgning, da behandlingen heraf ikke er nødvendigt for Fondens vurdering af, hvorvidt du skal have bevilget midler.
  • CPR-nummer: Vi har brug for dit CPR-nummer i forbindelse med foretagelse af uddelinger. Som udgangspunkt har vi dog ikke brug for dette i forbindelse med vurderingen af din ansøgning. Du behøver derfor ikke at medsende dit CPR-nummer med din ansøgning, da behandlingen heraf først vil være nødvendigt for os, hvis vi beslutter at du skal have bevilget midler. I givet fald anmoder vi dig om at fremsende dit CPR-nummer, når behandlingen heraf bliver relevant.

Formålene med behandlingen af dine personoplysninger

Formålet med behandlingen af ovenstående personoplysninger om dig er at kunne behandle din ansøgning til Fonden, herunder for at gennemgå og vurdere din ansøgning, imødekomme eller afvise den samt, hvis relevant, til brug for udbetaling af fondsmidler. Dit CPR-nummer anvendes til at foretage korrekt udbetaling af fondsmidlerne samt indberetning til SKAT.

Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger

Fonden og Fondsadministratoren behandler dine almindelige personoplysninger for at forfølge en legitim interesse, i det omfang en sådan interesse vurderes at gå forud for din interesse i, at der ikke sker behandling af dine personoplysninger, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f. En legitim interesse for Fonden og Fondsadministratoren kan f.eks. være vurdering af din ansøgning i overensstemmelse med Fondens vedtægter, besvarelse af din henvendelse eller efterfølgende opbevaring af din ansøgning til brug for dokumentation.

Når Fonden og Fondsadministratoren behandler dit CPR-nummer i forbindelse med uddelinger, sker dette for at leve op til lovkrav, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c og databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1, herunder indberetning til SKAT.

Fonden og Fondsadministratoren behandler som nævnt ikke følsomme personoplysninger om dig.

Modtagere af dine personoplysninger

Fonden og Fondsadministratoren har antaget visse databehandlere, som udfører konkrete opgaver på vegne af Fonden eller Fondsadministratoren. Disse databehandlere kan få adgang til dine personoplysninger. Databehandlerne kan dog alene lovligt tilgå og behandle dine personoplysninger på vegne af Fonden eller Fondsadministratoren for at opfylde de specifikke formål, der er fastsat af Fonden og Fondsadministratoren. Databehandlerne må derfor ikke anvende personoplysningerne til egne formål.

Fonden og Fondsadministratoren kan endvidere udveksle oplysninger med hinanden samt videregive dine personoplysninger til offentlige myndigheder, såsom SKAT.

Overførsel af dine personoplysninger til tredjelande uden for EU/EØS

For de tilfælde, dine personoplysninger overføres til tredjelande, dvs. lande uden for EU/EØS, sikrer Fonden og Fondsadministratoren, at overførslen altid sker på et lovligt grundlag. Overførselsgrundlaget kan bl.a. være en afgørelse fra EU-Kommissionen om et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, EU-Kommissionens standardkontrakter for overførsel af personoplysninger, som modtageren er bundet af, eller EU-U.S. Privacy Shield, hvis modtageren er etableret i USA og certificeret under denne ordning. For yderligere information om overførsel af personoplysninger til tredjelande kan du kontakte Fondens sekretariatsleder, som angivet ovenfor.

Periode for opbevaringen af dine personoplysninger

Fonden og Fondsadministratoren behandler dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde de ovennævnte formål, herunder så længe vi behandler din ansøgning for at vurdere, hvorvidt du skal have bevilget midler. Eventuel yderligere opbevaring kan finde sted, hvis dette er nødvendigt af dokumentationshensyn.

Din ansøgning opbevares, så længe det er påkrævet af lovgivningen eller til brug for dokumentation. Hvis din ansøgning bliver imødekommet, opbevarer vi din ansøgning og dermed dine personoplysninger sammen med vores regnskabsmateriale for det pågældende år en udbetaling finder sted. Personoplysningerne opbevares i overensstemmelse med bogføringslovens kapitel V i 5 år fra det år, hvori der er foretaget udbetaling af de midler, du har fået bevilget.

Hvis din ansøgning ikke kan imødekommes, sletter vi din ansøgning og dine personoplysninger senest 6 måneder efter afvisningen af din ansøgning. Denne opbevaring sker af dokumentationshensyn.

Dine rettigheder

Fonden og Fondsadministratoren har iagttaget og gennemført passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine personoplysninger samt for at sikre dine rettigheder som den registrerede.

I henhold til databeskyttelsesforordningen har du en række rettigheder, når Fonden og/eller Fondsadministratoren behandler personoplysninger om dig. Du har først og fremmest ret til at anmode om at få indsigt i de personoplysninger, som Fonden og Fondsadministratoren behandler om dig. Herudover har du ret til at få dine personoplysninger berigtiget, slettet eller få begrænset brugen af disse. Du har endvidere ret til gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger.

Under særlige omstændigheder har du ret til dataportabilitet. Det betyder, at du i givet fald kan anmode om at få de oplysninger, du selv har givet til Fonden og Fondsadministratoren, udleveret i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format. Hvis det er teknisk muligt, kan du også anmode om at få oplysningerne transmitteret til en tredjepart.

Fonden og Fondsadministratoren behandler som udgangspunkt ikke dine personoplysninger baseret på dit samtykke. Hvis Fonden og/eller Fondsadministratoren for fremtiden behandler dine personoplysninger på baggrund af et samtykke, har du til enhver tid ret til at tilbagekalde dit samtykke. Tilbagekaldelse af dit samtykke gælder for den fremtidige behandling og vil ikke påvirke behandlingen af dine personoplysninger forud for tilbagekaldelsen. Fonden og Fondsadministratoren kan desuden være forpligtet til at opbevare dine personoplysninger efter, at du har trukket dit samtykke tilbage, hvilket du vil blive informeret om.

Datatilsynet har udarbejdet en vejledning om de registreredes rettigheder.
Læs vejledningen her

Ændringer til denne privatlivspolitik

Denne privatlivspolitik vil blive opdateret og ændret med jævne mellemrum uden forudgående varsel, samt når det er nødvendigt som følge af lov- og praksisændringer i overensstemmelse med den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning. Vi anbefaler derfor, at du løbende holder dig orienteret på Fondens hjemmeside.

Dato for seneste ændring til denne privatlivspolitik

11. juni 2018